Funcționalități

Ședința și documentele aferente, gestionate în același flux

Funcționalitățile urmează parcursul ședinței: pregătirea ordinii de zi, convocarea, prezența, votul, procesul-verbal, actele administrative și publicarea. Datele înregistrate pe parcurs sunt preluate, după caz, în documentele rezultate.

01Ședințe și convocare

Pregătirea ședinței și transmiterea convocării

Data, tipul ședinței, ordinea de zi și documentele aferente se înregistrează înaintea convocării. Convocarea se transmite din aplicație, iar starea fiecărei trimiteri rămâne consemnată.

Ordine de zi cu documentele atașate fiecărui punct
Convocare prin email și SMS, cu evidența trimiterilor
Draft al dispoziției de convocare, creat din datele ședinței
Ședințe ordinare și extraordinare

Aplicația Scriba, detaliul unei ședințe de consiliu local: ordinea de zi cu opt puncte și starea celor supuse votului — Captură din aplicație, cu date demonstrative.

02Prezență, cvorum și vot

Prezența și votul, consemnate pentru fiecare ședință

Prezența se consemnează pentru fiecare consilier, iar cvorumul se calculează automat
Vot nominal sau secret pentru fiecare punct, cu opțiunile pentru, împotrivă și abținere
Majoritatea necesară pentru adoptare se verifică automat la închiderea votului
Rezultatul fiecărui vot este preluat în procesul-verbal

Aplicația Scriba, prezența unei ședințe: consilierii prezenți și cvorumul întrunit, calculat automat — Captură din aplicație, cu date demonstrative.

Aplicația Scriba, votul nominal pe un punct al ordinii de zi, cu voturile exprimate în timpul ședinței — Captură din aplicație, cu date demonstrative.

03Proces-verbal și transcriere

Procesul-verbal pornește de la datele ședinței

Structura procesului-verbal se generează din ordinea de zi și din datele despre prezență și vot. Pe baza înregistrării audio, aplicația generează un draft editabil, care poate fi revizuit în editor.

Structură inițială generată din ordinea de zi, prezență și voturi
Draft editabil generat pe baza înregistrării audio
Editarea draftului și exportul documentului în format PDF
Procesul-verbal este supus aprobării consiliului local la începutul unei ședințe ulterioare. Aprobarea se consemnează în aplicație.

Cum funcționează transcrierea

Aplicația Scriba, editorul de transcriere: draftul procesului-verbal produs din înregistrarea audio, pregătit pentru verificare — Captură din aplicație, cu date demonstrative.

04Acte administrative

De la proiectul de hotărâre la actul publicat

Proiectele de hotărâre, avizele, hotărârile adoptate și dispozițiile sunt gestionate împreună cu numerotarea, comunicările și registrele aferente.

Proiecte de hotărâre cu inițiatori identificați, referat de aprobare, rapoarte ale compartimentelor și documente anexate
Ședințe ale comisiilor de specialitate, cu prezență, vot și avize emise în cadrul ședinței
Aviz de legalitate favorabil sau nefavorabil, cu posibilitatea consemnării obiecțiilor
Hotărârea adoptată se generează din datele proiectului și ale ședinței: preambul, dispozitiv, rezultatul votului și semnături
Relațiile dintre hotărâri, precum modificarea, abrogarea sau suspendarea, sunt consemnate explicit
Numerotare asistată, semnalarea numerelor lipsă și registre cronologice pentru proiecte, hotărâri, dispoziții, avize și comunicări
Comunicările către prefect și termenele aferente, consemnate în aplicație
Dispoziții normative și individuale, cu numerotare și registru propriu
Erată pentru îndreptarea erorilor materiale din actele finalizate

05Monitorul Oficial Local

Documentele publicate, grupate în portalul instituției

Hotărârile, dispozițiile normative și documentele selectate se publică din aplicație. Portalul instituției le grupează pe secțiuni și oferă acces la ședințe, consultări și registre.

Hotărâri adoptate și dispoziții normative
Ședințe, ordine de zi, documente publice și rezultatele voturilor
Proiecte în consultare, recomandări primite și minutele dezbaterilor publice
Registre pentru proiecte, hotărâri și dispoziții, precum și rapoarte anuale de transparență decizională

Portalul public al unei instituții în aplicația Scriba: Monitorul Oficial Local cu documentele publicate — Captură din aplicație, cu date demonstrative.

06Transparență decizională

Consultări publice și raportare anuală

Anunțul consultării, termenele și registrul recomandărilor primite
Înregistrarea dezbaterilor publice și încărcarea minutei
Raport anual cu indicatori completați din datele înregistrate și câmpuri care pot fi editate
Exportul raportului anual

07Administrare

Administrarea accesului și evidența modificărilor

Permisiuni stabilite în funcție de rolul atribuit fiecărui cont
Crearea, activarea și dezactivarea conturilor consilierilor de către administrator
Crearea, modificarea și ștergerea înregistrărilor păstrează autorul și momentul acțiunii
Accesul la date este limitat la instituția asociată contului

Evaluați aplicația

Prezentarea poate fi orientată către modulele și operațiunile de interes pentru instituție.

Solicitați o demonstrație